5 podstawowych zasad efektywności

5 podstawowych zasad efektywności

Gdybym miał wybrać jedno słowo, które ma największe znaczenie w moim życiu, to są duże szanse na to, że byłaby to „efektywność”. Jestem z tego dumny, bo z jednej strony mam na swoim koncie realne osiągnięcia, a z drugiej strony wysypiam się, nie dyszę nienawiścią widząc kogoś, kto stoi po złej stronie ruchomych schodów i w większości przypadków bezproblemowo realizuję swoje cele.

1. Nie generuj sobie dodatkowego stresu

Wiesz co dostarcza go najwięcej? Lista niezakończonych spraw zgromadzona w twojej głowie. Zamienia ona twój mózg w komputer z dziesiątkami otwartych okienek i kiedy zaczyna się wykonywać jakąś czynność, np. przygotowywać biznesplan, to zaraz wyskakuje okienko: „Złóż życzenia urodzinowe tacie” albo: „Obiecałeś kupić marchewkę!”. Dodatkowo przeładowany system ma to do siebie, że lubi się wieszać (np. w taki sposób), a weekendy polegają na próbie zapomnienia na chwilę o długiej liście spraw, zamiast na robieniu czegoś przyjemnego. Inaczej mówiąc, w najlepszym wypadku przełącza nas to w tryb: „Unikaj tego, co ciebie unieszczęśliwia”, zamiast: „Dąż do tego, dzięki czemu jesteś szczęśliwszy”.

Żeby uniknąć przeładowanego systemu warto:

a) Zbierać rzeczy do zrobienia w jednym miejscu, innym niż mózg, dzięki czemu zwalnia się go z funkcji: „Pamiętaj i przypominaj”, co samo w sobie uwalnia 90% twoich zasobów. Z kolei jedno miejsce magazynowania informacji sprawia, że nie trzeba denerwować się, usiłując sobie przypomnieć, gdzie coś się zmagazynowało.
b) Stosować zasadę 2 minut, zgodnie z którą jeśli wykonanie jakiejś czynności nie trwa dłużej, niż dwie minuty, to najlepiej jest ją wykonać od razu. Dzięki temu nie ma się w głowie drobiazgów, o których myśli się znacznie dłużej, niż zajęłoby ich wykonanie i odhaczenie na liście. Każda osoba zaznajomiona ze słowem „prokrastynacja” wie, jak mocno to wyniszcza.

2. Ustal najbliższe działanie w ramach każdego projektu

Wielokrotnie miałem sytuację, w której nie realizowałem swojego projektu, bo nie miałem ustalonego następnego kroku. Stwierdzałem, że popracuję nad nim jutro, a kończyło się to na tym, że następnego poranka kombinowałem, czym by się tu zająć, po czym nie zajmowałem się niczym konkretnym. Robiłem to dzień po dniu i otwierając rano oczy, nie znajdowałem zbyt wielu powodów, żeby wstać z łóżka. Żeby je mieć, trzeba chodzić z nimi spać. Ustalaj wieczorem, co zrobisz jutro w formie precyzyjnego celu umożliwiającego przeniesienie sprawy do wykonanych. Niewielka zmiana, która zmieni u ciebie bardzo dużo.

3. Multizadaniowość to mit

Dawno temu marzyłem o byciu zawodowym Terminatorem, który będzie żałował, że nie ma dodatkowej pary rąk, bo wtedy pracowałby dwa razy lepiej i realizował cele dwukrotnie szybciej. Dzisiaj uważam, że mógłbym nie mieć jednej ręki, a wciąż byłbym tak samo efektywny. Głównie dlatego, że multizadaniowość to mit. Jednocześnie można słuchać radia i prowadzić samochód. Ewentualnie obierać ziemniaki i oglądać „Ukrytą prawdę”. Natomiast co do zasady nie można jednocześnie i długoterminowo prowadzić dwóch blogów, pisać książki i być zaangażowanym w pracę, sprzedawać tostery i cały czas scrollować tablicę na FB albo naprawdę imprezować ze znajomymi i strzelać trzy selfie na minutę. Nie jesteśmy maszynami. Dowodzą tego wszystkie badania, zgodnie z którymi dążenie do multizadaniowości wydłuża czas realizacji projektów, obniża ich jakość, a bardzo możliwe, że także obniża iloraz inteligencji. Serio. Dlatego skupiam się tylko na jednej rzeczy tak jak na to zasługuje. Jak jestem, na plaży to nie robię co chwilę zdjęć. Zamiast tego robię sobie taki dzień, w którym robię wyłącznie zdjęcia. Wolniej znaczy lepiej.

4. Akceptuj okresy produktywności i nieproduktywności

Mam przyjaciela, który kiedy pracuje to na 200%, ale kiedy odpoczywa to tylko na 50%. Dlaczego? Bo ma wyrzuty sumienia. Wydaje mu się, że kiedy jego całe ciało krzyczy do niego: „Odpocznij!”, to on i tak powinien pracować, bo inaczej albo świat się zawali, albo chociaż słońce zacznie krążyć wokół Ziemi. Tylko że tak nie będzie. Okresy produktywności i nieproduktywności to najbardziej naturalny mechanizm, któremu podlegamy. Kłócenie się z nim przypomina bycie kapitanem statku i narzekanie na przypływy i odpływy. Narzekać zawsze można, ale narzekanie nigdy nie wiąże się z jakąkolwiek realną zmianą. W rzeczywistości w chwili kiedy się odpoczywa, mózg wykonuje potężną pracę związaną ze zbieraniem i przetwarzaniem nowych informacji, dzięki którym aktualnie nic się nie realizuje, ale później zmierza się do celu znacznie szybciej.

Pamiętacie mowę Steve’a Jobsa o łączeniu punktów? Długoterminowo działa to dokładnie w taki sposób.

5. Zadbaj o odpowiedni poziom motywacji

Na początku XX wieku sformułowano w psychologii prawo Yerkesa-Dodsona. Upraszczając, mówi ono o tym, że dla każdego działania istnieje optymalny poziom motywacji, a zarówno zbyt mała, jak i zbyt wysoka motywacja prowadzi do obniżenia jakości wykonywanych działań albo sprawia, że w ogóle ich nie wykonujemy. Jeśli ktoś zastanawiał się kiedyś dlaczego zasada: „Miej wyjebane, a będzie ci dane” jest tak skuteczna, to właśnie ze względu na obniżenie poziomu motywacji. Robisz to, co było zaplanowane, ale z mniejszym staraniem o końcowy efekt, dzięki czemu paradoksalnie jest on lepszy, niż w sytuacji, kiedy wmawiasz sobie, że od tego zależy całe twoje życie, a szczeniaczki umrą.

Stereotypowe, generalizujące, dodatkowe pytania na koniec:
- Czy myślałeś o tym, o ile miałbyś lepszy związek gdybyś nadał mu wyższy priorytet?
- Czy myślałaś, o ile miałabyś lepszy związek gdybyś zamiast traktować go tak poważnie, trochę wyluzowała?

*

Wiem, że na koniec powinienem napisać coś bardzo motywacyjnego, ale nie lubię brzmieć jak sprzedawca pralek, więc powiem tylko tyle – jeśli czujesz, że masz dużo na głowie, a czas ci ucieka jak złodziej z damską torebką, to przetestuj te zasady. Każda z nich jest do wprowadzenia od zaraz, każda jest łatwa i jednocześnie każda daje jeszcze lepsze rezultaty, niż myślisz.


P.S. Jak ma się bardzo dużo zajęć, projektów i spraw do zrobienia to polecam metodę GTD.

P.S.2. Takie ładne zdjęcia jak zdjęcie główne wpisu, można znaleźć na jestrudo.pl

  • Max

    Zawsze zastanawiałem się nad wytłumaczeniem reguły „Miej wyjebane a będzie Ci dane” – dzięki której osiągnąłem w życiu 10x więcej niż przy spinaniu się i doprowadzaniu pewnych spraw do perfekcji. Nareszcie rozumiem idee tego powiedzenia.

  • Dziurson

    Podpisuję się 5/5, z tymi zasadami :) wolność w życiu przyjdzie szybciej, jak w głowie jest poukładane :)

  • Podpisuję się pod wszystkim. A zwłaszcza punktem 3 i 4. Gdy pracowałam na etat, jeśli to było konieczne, przez 8 godzin koncentrowałam się wyłącznie na pracy. Zero FB, pogaduszek ze znajomymi. Po 8 godzinach wychodziłam, bo wiedziałam, że teraz należy mi się odpoczynek. Zresztą byłam już tak wyprana, że i tak nic bym z siebie nie wydusiła. Te spojrzenia innych – jak to, ona już wychodzi? Nie siedzi po godzinach? No nie. Bo wcześniej nie marnowałam czasu na robienie sobie makijażu, plotki, czy nawet natychmiastowe realizowanie KAŻDEJ prośby współpracowników. Pracowałam efektywnie. Teraz odpocznę. :)

  • mallib

    Było dobrze, aż do momentu końcowych pytań. Zupełnie wybiły mnie z tematu. Brakuje mi takiej dosadnej końcówki jaka pojawia się w większości twoich postów.

  • Im bardziej się spinamy i im większą mamy presję by coś zrobić, tym mniej wychodzi. Potem często można usłyszeć: tak się starałem/am i mi znów nie wyszło. Każde „za bardzo” powoduje odwrotny skutek. W świecie najważniejszą zasadą jest „złoty środek”, życzę każdemu by go znalazł w swoim życiu, głowie i sercu. Pozdrawiam

  • MultiKulturowy

    Naprawdę świetny tekst. Jak widać sukces tkwi w prostocie :) Bardzo lubię czytać takie teksty. Przy okazji, zapraszam do siebie: multikulturowy.pl : )

  • O to to. Mam identycznie.

  • Joanna Tkacz

    Wow, uświadomiłeś mi, że wcale NIE MUSZĘ pamiętać o WSZYSTKIM. Do tej pory myślałam, ze robienie list „to-do” to takie pójście na łatwiznę, „bo jak to, przecież powinno się pamiętać o tym, co ma sie do zrobienia” i „jak padnie mi smartfon albo zapomnę notesu, to nic nie zrobię”. Od dziś przestaje wymagać tyle od swojego mózgu, a jak padnie mi smartfon albo zapomne kalendarza, to wtedy będę się martwić ;)

  • To wszystko o czym napisałeś współgra ze sobą. Kiedy powoli zaczęłam wprowadzać te zasady w swoje życie to zrozumiałam, że opanowując jedną, łatwiej mi zakolegować się z drugą. Bo przecież chodzimy spokojnie spać właśnie wtedy kiedy odczuwamy, że cały plan na dziś został zrobiony, a nawet jeśli nie to oznacza to tylko i wyłącznie to, że jesteśmy ludźmi i raz na jakiś czas może nam się to zdarzyć. Co za dużo to niezdrowo, więc nie przesadzajmy z ciągnięciem srok za ogon. Też kiedyś chciałam ciągnąć wszystkie, jednak zrozumiałam, że mija się to z celem. Mimo iż potrafię robić wiele rzeczy na raz to nie praktykuję tego namiętnie, bo wiem że zazwyczaj konczy się to bałaganem w głowie, przez który nie śpię po nocach. A odpoczynek? To taka pauza, bo nie można ciągle mówić, bo gardło zacznie boleć. Milczenie jest złotem, ale ja wolę złoty środek, dlatego chwile na regenerowanie sił zazwyczaj spędzam aktywnie, kiedy jednak coś w środku krzyczy „leżeć!” to daję się temu ponieść. Nie chcemy być robotami, ciągle o tym mówimy, a jednak zapominamy o tym, że nawet one mają opcję „wyłącz”.

  • Ania

    Co do punktu 4- mam to samo, co Twój przyjaciel. Nie potrafię odpoczywać, za to kiedy coś robię, to na maksa, całą sobą.

  • Pan Tomasz

    o dziwo wykorzystuję wszystkie 5 zasad, chyba ilość pracy po prostu zmusiła mnie do takiej ‚optymalizacji’ :P co do 1a) to jak ktoś ma cały czas nowe rzeczy do zrobienia, to zamiast zapisywania „na papierze” polecam jakiś program do tego stworzony albo po prostu zrobić sobie tabelkę w Excelu (sam z tego korzystam)

  • Wczoraj napisałam coś podobnego, bardziej w kontekście organizacji czasu, a nie efektywności. Wiele z tych rad się powtarza. Jeszcze nie opublikowałam tego postu,a teraz czuje się, jakby ktoś mi ukradł temat ;D
    Z zasadami oczywiście się zgadzam- co jest chyba logiczne,skoro sama chciałam namawiać do ich przestrzegania.

  • A ja wychodzę z założenia, że trzeba sobie wypracować własny rytm i tyle. To, że „wielozadaniowość” nie służy naszej produktywności, bo tak się przyjęło, nie znaczy, że mi nie będzie to służyć. Kwestia czysto indywidualna.

  • Greg

    Ja tak mam – dokładnie. Strasznie się stresuję, żeby wszystko co robię było jak najlepsze. Ileż włosów przez to straciłem…

    Pobieżnie przejrzałem komentarze i przewijała się tematyka motywowania się.

    Kiedyś oglądałem baardzo dużo filmików na YT, czytałem książek, blogów, artów, gdzie była poruszana ta tematyka. Motywacja, motywacja, motywacja…

    Chyba nawet Volant o tym pisał (w książce czy tutaj – nie pamiętam), że najważniejsza jest w zasadzie dyscyplina. Dopiero, gdy zacząłem robić rzeczy których nie chciałem, a mimo to zmuszałem się do tego, coś się zaczęło dziać. Może dziwnie to brzmi, ale chodzi mi dokładnie o to, o czym mówił Muhammad Ali. Tak jak i on, ja, nienawidzę treningów na siłowni. Nienawidzę tego bólu. Nienawidzę bólu mięśni, który utrzymuje się kilka dni po treningu, który często nie daje mi spać. Nienawidzę marznąć po treningu na przystanku, czekając na autobus. Ale mam cel. Jestem zdyscyplinowany, aby go osiągnąć.

    Motywacja jest chwilowa.

    Dyscyplina i konsekwencja, to sposób życia.

    (Oczywiście też nie przeginając w drugą stronę. Z umiarem ;) )

    Pzodrawiam

  • Moim zdaniem efektywność wynika z połączenia koncentracji na konkretnym zadaniu (multizadaniowość zdecydowanie odpada) oraz dużej dawki luzu w tym, co się robi. Zauważyłem, że jeśli coś „muszę” to zdecydowanie ciężej i dłużej realizuję dany cel.

  • Chillout

    Pytanie do volanta: Nie potrafię ogarnąć swojego życia od 3 lat. Kobieta zostawiła mnie dla innego miesiąc przed ślubem. Od tego czasu nie miałem żadnej kobiety, zamknąłem się na innych, z nikim się nie spotykam. Kobiety odstraszam swoją postawą. Mam pretensję do wszystkich kobiet. Kiedyś byłem inny, miałem dobre relacje z płcią przeciwną, byłem innym facetem. Możesz mi jakoś nakierunkować?

  • Valthard van der Sand

    Dokladnie. Od samego czytania nie wiele sie zadzieje. Trzeba w koncu ruszyc tylek i zrobic to co trzeba zrobic. Kolejny pradnik niewiele da….

  • Anna

    Prokrastynacja to moja najgorsza cecha, której dodatkowo pomaga fakt, że działam bardzo dobrze pod presją czasu. I tak, mając miesiąc na napisanie czegoś, zabiorę się za to 3 dni przed terminem, zarywajac noce i plując sobie w brodę, mimo że mogłabym to śmiało zrobić na spokojnie dużo wcześniej. Im mniej chcę coś zrobić, tym dłużej zwlekam. Właśnie teraz od ponad tygodnia „piszę” esej, który ambitnie rozplanowałam i miałam skończyć w niedzielę… tymczasem dopiero prawie skończyłam z researchem… No nic, tylko się na siebie powściekać. Muszę się jakoś przerejestrować, może twój wpis mi pomoże :)

  • Numer 3 – ałć! Trochę jakby mnie ktoś nieprzyjemnie szturchną pod żebro. Niby nic odkrywczego, ale podkreśliło grubą krechą te myśli, które ostatnio mnie jednak męczą.
    Nigdy nie chciałam być Terminatorem – ja chciałam być RoboCopem, ale zwoje w moim mózgu i mięśniach nie chcą nim chyba być.
    Dobry tekst, a metafora złodzieja z damską torebką – najlepsza :)

  • Wprowadzenie założeń GTD wymaga pracy, ale warto. Podoba mi się, że promujesz tego typu wiedzę. Sam wciąż kształtuję swój system spraw do załatwienia, ale z biegiem czasu głowa rzeczywiście staje się wolna od ciągłego przypominania. Do tego jeszcze polecam zen habits (blog Leo Babauty) i można ogarniać życie bez stresu :)

  • Mnie ratuje zasada 2 minut, jedno-zadaniowości i ostatnio coraz częściej sprawdza się pkt. 5. Czyli im mniejszą wagę przykładam do ważności zadania i po prostu ruszam tyłek, by to zrobić, tym się po pierwsze nie spinam, a po drugie efekty mnie powalają. Z radości ;)

  • Ta zasada 2 minut bardzo mi się przyda, tak czuję. Potrafię posprzątać pół chaty i przescrollować pół internetu, zanim w końcu zadzwonię umówić się do dentysty. No i punkt 4… uff, a myślałam, że to tylko jakaś moja przypadłość :) Fajny tekst!

  • Dolas

    Strasznie podoba mi się ten artykuł. Szczególnie zasada 2 sekund, dzięki!

  • Przede wszystkim muszę powiedzieć, że serce me się raduje, gdy widzę, że bank zdjęć to był dobry pomysł! Widzę, że kilka fot przypadło Ci do gustu ;]
    A i bardzo dziękuję za polecenie szerszej publiczności!

    • To ja (i pewnie nie tylko ja) dziękuję za udostępnienie zdjęć :)

  • Pingback: NAUCZ SIĘ ZARZĄDZAĆ CZASEM | NIEUPORZĄDKOWANY CHAOS()

  • Pingback: Must read prawdziwego Office Warriora2 min czytania | Office Warriors()

  • j

    Chcesz mieć motywację? Chodź w dziurawych butach, mieszkaj pod mostem i jedz suchą bułkę na śniadanie :) a uwierz dostaniesz takiego kopa, że żaden tekst nie będzie Ci nigdy potrzebny :)