Efektywna praca to mój konik. Gdybym miał wybrać jedno słowo, które ma największe znaczenie w moim życiu, to wybrałbym właśnie „efektywność”. Jestem z tego dumny, bo z jednej strony mam na swoim koncie realne osiągnięcia, a z drugiej strony wysypiam się, nie dyszę nienawiścią widząc kogoś, kto stoi po złej stronie ruchomych schodów i w większości przypadków bezproblemowo realizuję swoje cele.
Dzięki temu wiem, że jak chcesz być bardziej efektywnym, to zwykle nie trzeba dużo. Wystarczy wdrożyć kilka zasad, dzięki którym praca będzie łatwiejsza.
1. Nie generuj sobie dodatkowego stresu
Wiesz co dostarcza go najwięcej? Lista niezakończonych spraw zgromadzona w twojej głowie. Zamienia ona twój mózg w komputer z dziesiątkami otwartych okienek i kiedy zaczyna się wykonywać jakąś czynność, np. przygotowywać biznesplan, to zaraz wyskakuje okienko: „Złóż życzenia urodzinowe tacie” albo: „Obiecałeś kupić marchewkę!”. Dodatkowo przeładowany system ma to do siebie, że lubi się wieszać, a weekendy polegają na próbie zapomnienia na chwilę o długiej liście spraw, zamiast na robieniu czegoś przyjemnego. Inaczej mówiąc, w najlepszym wypadku przełącza nas to w tryb: „Unikaj tego, co ciebie unieszczęśliwia”, zamiast: „Dąż do tego, dzięki czemu jesteś szczęśliwszy”.
Żeby uniknąć przeładowanego systemu warto:
a) Zbierać rzeczy do zrobienia w jednym miejscu, innym niż mózg, dzięki czemu zwalnia się go z funkcji: „Pamiętaj i przypominaj”, co samo w sobie uwalnia 90% twoich zasobów. Z kolei jedno miejsce magazynowania informacji sprawia, że nie trzeba denerwować się, usiłując sobie przypomnieć, gdzie coś się zmagazynowało.
b) Stosować zasadę 5 minut, zgodnie z którą jeśli wykonanie jakiejś czynności nie trwa dłużej, niż pięć minut, to najlepiej jest ją wykonać od razu. Dzięki temu nie ma się w głowie drobiazgów, o których myśli się znacznie dłużej, niż zajęłoby ich wykonanie i odhaczenie na liście. Każda osoba zaznajomiona ze słowem „prokrastynacja” wie, jak mocno to wyniszcza.
2. Ustalaj najbliższe działanie w ramach każdego projektu
Wielokrotnie miałem sytuację, w której nie realizowałem swojego projektu, bo nie miałem ustalonego następnego kroku. Stwierdzałem, że popracuję nad nim jutro, a kończyło się to na tym, że następnego poranka kombinowałem, czym by się tu zająć, po czym nie zajmowałem się niczym konkretnym. Robiłem to dzień po dniu i otwierając rano oczy, nie znajdowałem zbyt wielu powodów, żeby wstać z łóżka. Żeby je mieć, trzeba chodzić z nimi spać. Ustalaj wieczorem, co zrobisz jutro w formie precyzyjnego celu umożliwiającego przeniesienie sprawy do wykonanych. Niewielka zmiana, która zmieni u ciebie bardzo dużo.
3. Multizadaniowość i efektywna praca nie idą ze sobą w parze
Dawno temu marzyłem o byciu zawodowym Terminatorem, który będzie żałował, że nie ma dodatkowej pary rąk, bo wtedy pracowałby dwa razy lepiej i realizował cele dwukrotnie szybciej. Dzisiaj uważam, że mógłbym nie mieć jednej ręki, a wciąż byłbym tak samo efektywny. Głównie dlatego, że multizadaniowość to mit. Jednocześnie można słuchać radia i prowadzić samochód. Ewentualnie obierać ziemniaki i oglądać „Ukrytą prawdę”. Natomiast co do zasady nie można jednocześnie i długoterminowo prowadzić dwóch blogów, pisać książki i być zaangażowanym w pracę, sprzedawać tostery i cały czas scrollować tablicę na FB albo naprawdę imprezować ze znajomymi i strzelać trzy selfie na minutę. Nie jesteśmy maszynami. Dowodzą tego wszystkie badania, zgodnie z którymi dążenie do multizadaniowości wydłuża czas realizacji projektów, obniża ich jakość, a bardzo możliwe, że także obniża iloraz inteligencji. Serio. Efektywna praca wymaga skupiania się tylko na jednej rzeczy. Dlatego jak jestem, na plaży to nie robię co chwilę zdjęć. Zamiast tego robię sobie taki dzień, w którym robię wyłącznie zdjęcia. Wolniej znaczy lepiej.
4. Akceptuj okresy produktywności i nieproduktywności
Mam przyjaciela, który kiedy pracuje to na 200%, ale kiedy odpoczywa to tylko na 50%. Dlaczego? Bo ma wyrzuty sumienia. Wydaje mu się, że kiedy jego całe ciało krzyczy do niego: „Odpocznij!”, to on i tak powinien pracować, bo inaczej albo świat się zawali, albo chociaż słońce zacznie krążyć wokół Ziemi. Tylko że tak nie będzie. Okresy produktywności i nieproduktywności to najbardziej naturalny mechanizm, któremu podlegamy. Kłócenie się z nim przypomina bycie kapitanem statku i narzekanie na przypływy i odpływy. Narzekać zawsze można, ale narzekanie nigdy nie wiąże się z jakąkolwiek realną zmianą. W rzeczywistości w chwili kiedy się odpoczywa, mózg wykonuje potężną pracę związaną ze zbieraniem i przetwarzaniem nowych informacji, dzięki którym aktualnie nic się nie realizuje, ale później zmierza się do celu znacznie szybciej. Dobrym rozwiązaniem jest też to, co nazywam produktywnością po godzinach.
Pamiętacie mowę Steve’a Jobsa o łączeniu punktów? Długoterminowo działa to dokładnie w taki sposób.
5. Zadbaj o odpowiedni poziom motywacji
Efektywna praca wymaga odpowiedniego, indywidualnego zaangażowania. Na początku XX wieku sformułowano w psychologii prawo Yerkesa-Dodsona. Upraszczając, mówi ono o tym, że dla każdego działania istnieje optymalny poziom motywacji, a zarówno zbyt mała, jak i zbyt wysoka motywacja prowadzi do obniżenia jakości wykonywanych działań albo sprawia, że w ogóle ich nie wykonujemy. Jeśli ktoś zastanawiał się kiedyś dlaczego zasada: „Miej wyjebane, a będzie ci dane” jest tak skuteczna, to właśnie ze względu na obniżenie poziomu motywacji. Robisz to, co było zaplanowane, ale z mniejszym staraniem o końcowy efekt, dzięki czemu paradoksalnie jest on lepszy, niż w sytuacji, kiedy wmawiasz sobie, że od tego zależy całe twoje życie, a szczeniaczki umrą.
Stereotypowe, generalizujące, dodatkowe pytania na koniec:
– Czy myślałeś o tym, o ile miałbyś lepszy związek gdybyś nadał mu wyższy priorytet?
– Czy myślałaś, o ile miałabyś lepszy związek gdybyś zamiast traktować go tak poważnie, trochę wyluzowała?
*
Wiem, że na koniec powinienem napisać coś bardzo motywacyjnego, ale nie lubię brzmieć jak sprzedawca pralek, więc powiem tylko tyle – jeśli czujesz, że masz dużo na głowie, a czas ci ucieka jak złodziej z damską torebką, to przetestuj te zasady. Każda z nich jest do wprowadzenia od zaraz, każda jest łatwa i jednocześnie każda sprawi, że twoja praca będzie bardziej efektywna.
P.S. Jak ma się bardzo dużo zajęć, projektów i spraw do zrobienia to polecam metodę GTD.
P.S.2. Takie ładne zdjęcia jak zdjęcie główne wpisu, można znaleźć na jestrudo.pl
